Сколько стоит автоматизация и как посчитать окупаемость

«Сколько стоит автоматизация» — вопрос без единственного ответа: цепочка из трёх шагов стоит как один рабочий день, а сквозная автоматизация отдела — как месяц работы. Но окупаемость считается одинаково для любого случая, и посчитать её можно до того, как платить.

Формула

Экономия в месяц = операций в месяц × минут на операцию ÷ 60 × стоимость часа сотрудника

Пример: менеджер переносит заявки из почты в CRM. Заявок 300 в месяц, на каждую уходит 4 минуты, час сотрудника стоит 12 €.

300 × 4 ÷ 60 × 12 = 240 € в месяц. Автоматизация такой цепочки стоит около 380 € — окупается за два месяца, дальше это чистая экономия.

Порядок цен по типам задач

Задача	Стоимость	Срок
Простая цепочка: форма → CRM → уведомление	от 380 €	2–4 дня
Интеграция с CRM или телефонией	от 450 €	3–7 дней
Сложный сценарий, 20+ узлов	от 900 €	1–2 недели
Сквозная автоматизация процесса	от 1 200 €	2–6 недель
Обмен с 1С или складом	от 850 €	1–3 недели

Плюс ежемесячно: сервер 5–20 €, поддержка от 260 €, при использовании ИИ — расходы на модель 20–150 €.

Три способа ошибиться в расчёте

Считать только зарплату

Прямая экономия времени — самая маленькая часть выгоды. Больше приносят потерянные заявки, которые перестают теряться, и ночные обращения, на которые раньше никто не отвечал. Их считают отдельно: сколько заявок в месяц оставались без ответа дольше часа и какая у вас конверсия в сделку.

Забыть про стоимость ошибок

Ручной перенос данных даёт 1–3 % ошибок: не тот адрес, не та цена, потерянный контакт. Умножьте на среднюю стоимость одной ошибки — иногда эта строка перевешивает экономию времени.

Считать разово

Автоматизация — это актив, а не расход: она работает и через год. Сравнивайте разовую стоимость с годовой экономией, а не с месячной.

Когда автоматизация не окупится

• Операций мало. До 20–30 повторов в месяц дешевле делать руками.
• Процесс меняется каждый месяц. Сценарий придётся переписывать быстрее, чем он окупится. Сначала стабилизируйте процесс.
• Каждый случай уникален. Автоматизация любит повторяемость; там, где нужен эксперт, она только мешает.

С чего начать, если считать не хочется

Для этого есть аудит процессов: за 3–5 дней мы описываем ваши цепочки, считаем потери по формуле выше и отдаём план с приоритетами. Стоит 290 € и вычитается из стоимости проекта, если продолжаете работу.

Частые вопросы

Можно ли посчитать заранее самому?

Да, формулы выше достаточно. Возьмите три самых частых ручных действия и посчитайте каждое — обычно одно из них съедает больше, чем два других вместе.

Что если экономия окажется меньше стоимости?

Значит, автоматизировать этот процесс не надо. Мы говорим об этом прямо на аудите — потерять 290 € честнее, чем несколько тысяч.

Сколько живёт сценарий без доработок?

Год-полтора, если сервисы не меняют API. С договором поддержки правки входят в абонплату.

Посчитаем ваш случай — или сразу прикиньте стоимость в калькуляторе.